Ken je dat gevoel: je denkt snel even een rapport tikken, uurtje werk — en voor je het weet is het alweer lunchtijd? Volgens onderzoek van de Universiteit van Amsterdam onderschat 85% van de Nederlanders structureel hoe lang taken daadwerkelijk duren. De reden? Meestal is het niet luiheid, maar een hardnekkige denkfout waar zelfs doorgewinterde projectmanagers intrappen.
Laatst in onze Slack-groep: “Ging die presentatie niet even snel draaien?” — grapte een collega. Ja, dus niet. Maar hoe komt het dat we massaal te optimistisch plannen?
Deze breinfout heet de ‘planning fallacy’
Al sinds 1977 hebben psychologen het erover: mensen onderschatten systematisch hoeveel tijd ze nodig hebben — ook als ze al veel ervaring hebben met dezelfde klus. Zelfs ik — met 12 jaar deadlines in de media — trap er nog steeds in. Op een maandag alles strak ingeplanned, en tegen 15.00 uur zit ik te zuchten: waarom krijg ik gewoon niet alles af?
- Je kijkt vooral naar het ideale scenario (“als alles meezit”)
- Je vergeet standaard onverwachte onderbrekingen en kleine tegenvallers
- Mensen laten zich gek genoeg ook door positieve ervaringen in de maling nemen (“vorige keer ging het toch ook makkelijk?”)
Mijn buurvrouw — juriste in Utrecht — zei laatst: “Ik plan altijd alsof ik zelf geen pauze nodig heb… maar stiekem doe ik elke middag even met een koffie naar de Jacobiberg.” Klinkt bekend? Je bent niet alleen.
Waarom is het zo lastig realistisch plannen?
Volgens professor Bas van Bavel (Universiteit Utrecht) onderschatten Nederlanders vooral de tijd die opgaat aan context-switches: mail, appjes, buurpraatjes. Zelf betrap ik me er regelmatig op: even snel LinkedIn checken na een telefoontje — oeps, twintig minuten zijn verdwenen.
Nog zoiets: de regionale factor. In de Randstad is het ‘druk druk druk’ mantra berucht. Mijn moeder in Limburg lacht altijd als ik weer eens roep dat ik alleen deze week “echt veel op m’n bord heb”. Maar blijkbaar is het overal hetzelfde liedje — of je nu in Delft in een techbedrijf werkt, of in Groningen lesgeeft.
Handige tips om jezelf te slim af te zijn
Natuurlijk, er bestaan apps en methodes (Pomodoro, Getting Things Done) — maar laten we eerlijk zijn: vaak komt het neer op toch weer inschatten. Dus wat werkt nu echt?
-
Vermenigvuldig je eerste inschatting met 1,5 tot 2.
Ja, serieus. Als je denkt “dit schrijf ik in een uur”, plan dan gewoon 90 minuten. (Niet mijn uitvinding: ooit gehoord van een softwarebedrijf uit Eindhoven dat dit standaard doet.) -
Schrijf op hoe lang taken wérkelijk kosten.
Deed ik ooit een maand lang in mijn oude Moleskine — eye-opener. Die kleine taken tikken echt aan… -
Reserveer ‘buffer’-tijd.
Iedere dag. Want iemand loopt altijd onverwacht langs of je trein naar Amersfoort valt uit. -
Vraag anderen om hun schatting.
Op kantoor, maar ook thuis. Mijn vriendin (verpleegkundige, Rotterdam) schat altijd realistischer — misschien omdat haar werk simpelweg niet stopt als haar dienst voorbij is.
En eerlijk: soms helpt het accepteren dat niet alles altijd lukt. Kan frustrerend zijn — maar beter goed gepland te laat, dan gestrest alles halfslachtig afraffelen, toch? hoewel dat misschien niet voor iedereen zo werkt…
En als je nu denkt: ik regel het morgen wel?
Dan zit je, net als ik vorige week, waarschijnlijk straks om 20:30 aan je keukentafel te mailen. Niet best. Probeer morgen gewoon één taak iets ruimer te plannen — je zult verbaasd zijn wat dat doet.
In de reacties hoor ik graag: hoe schatten jullie taken in? Is dit echt typisch Nederlands, of universeel menselijk? Of heb je een gouden tip die zelfs ik nog niet ken?
In ieder geval: sterkte met de planning… nou ja, succes dus!
