Wist je dat we gemiddeld 12 keer per dag onze agenda checken? En dat veel van dat geplande gedoe alsnog uitloopt in chaos? Ik merkte het een maand geleden zelf toen mijn hele werkweek wéér overhoop ging — ondanks netjes ingevulde Outlook-blokken en een papieren planner.
Toch zijn er alternatieven die niet alleen minder frustrerend zijn, maar je hoofd ook echt vrijer maken. In deze tijd, waarin zelfs m’n bakker met een to-do app loopt, lijkt het tijd voor iets anders. Misschien is het moment gekomen om afscheid te nemen van de klassieke agenda.
Waarom agenda’s niet werken voor drukbezette mensen
Heel eerlijk: als jouw werkdagen voorspelbaar zijn als NS-dienstregelingen in 2022 — ga vooral door met je agenda. Maar in onze wereld (denk: thuis op Teams, honderd Slack-berichten, kinderen die ziek blijven) schiet zo’n vast schema tekort.
Mijn collega vertelde laatst dat ze haar agenda zó vol had gepland, dat zelfs koffiepauzes erin stonden. Resultaat? Geen ruimte voor spontaniteit of onverwachte klussen. En wie heeft d’r nou dagelijks totale controle? Nou ja, misschien die ene controlefreak uit het dorp…
- Afspraak loopt uit – alles schuift op (of niet meer)
- Onverwachte telefoontjes? Tsja, daar heb je geen vakje voor
- Voor elk wissewasje een apart blokje – wie houdt dat vol?
Zelf merkte ik: als ik te strak plan, raakt m’n energie op aan plannen, niet aan werk zelf. En dat is geen toeval – vrienden in mijn WhatsAppgroep (veel jong ouders en freelancers) klagen precies hierover.
De alternatieve aanpak: time blocking met een twist
“Time blocking!” roept je buurman misschien – maar wacht even. Het gaat niet om je dag in stalen blokken hakken. De moderne variant heet ‘thema-dagen’ of ‘focusblokken per type taak’. Dus: je reserveert bijvoorbeeld woensdagochtend voor ‘structuurloos werken’ — alles wat spontaan opkomt, pak je dan. Woensdagmiddag? Alleen voor je grootste project.
Wat ik de afgelopen maanden heb geprobeerd (grotendeels beïnvloed door tips uit het NRC en mijn oudste neef die bij een bank werkt):
- Kies maximaal drie hoofdthema’s per dag. Bijvoorbeeld: meetings, creatief werk, administratie.
- Flexibele start- en eindtijden. Geen strak 09:00-10:00, maar ‘ochtendblok’ of ‘namiddagwerk’.
- Tussenblokken voor ad hoc-gebeurtenissen – dus als er iets tussendoor komt, geen paniek.
Vorig weekend bespraken we dit in onze buurtapp. Eén vriendin werkt bij een Rotterdams IT-bedrijf, en zij merkt dat haar productiviteit echt omhoog schoot sinds ze haar ‘agenda losliet’ en meer in dynamische thema’s denkt. Het vraagt wat oefening — soms voelt het chaotisch — maar je krijgt veel meer rust in je hoofd.
Voor- en nadelen – eerlijk uit eigen ervaring
Het grote voordeel: minder faalgevoel als je niet alles afvinkt. Minder overspannen reageren op veranderingen. En ik gun mezelf nu ook een extra wandeling langs de Amstel — want ik weet: na het ‘denkblok’ is ruimte voor mail-afhandeling.
Nadeel? Soms schuift een taak alsnog naar morgen en stapelt werk zich op, vooral als je een échte uitsteller bent (zoals mijn zwager). Maar dat is bij klassieke agenda’s óók zo, hoewel ik kan me vergissen natuurlijk…
Hoe begin je ermee?
- Inventariseer je belangrijkste soorten werk – denk na: wat vraagt concentratie, wat kan tussendoor?
- Label je dagdelen met die thema’s – bijvoorbeeld ‘klantgesprekken’, ‘administratie’ of zelfs ‘ongedaan houden’
- Niet te streng! Als het anders loopt: laat los en verschuif naar het volgende relevante blok
- Bespaar je energie voor de dingen die het écht waard zijn (zoals een spontaan appeltaartje bij de koffietent om de hoek)
in mijn ervaring werkt het vooral omdat je van tevoren weet: alles heeft straks zijn tijd. En nee, niet elke dag is strak gepland — maar daar zit juist vrijheid in.
Tot slot: wat werkt voor jou?
Ik zeg niet dat agenda’s helemaal waardeloos zijn, maar voor flexibeler, drukker werk lijken die ouderwetse blokken overbodig te worden. Misschien werkt time blocking met thema’s ook voor jou – of heb je een heel eigen manier? Deel het vooral in de reacties of stuur een berichtje, ik ben benieuwd hoe anderen hun week indelen!
In ieder geval: durf eens een ‘leeg’ uur te laten – misschien gebeurt daar wel het meeste. Nou ja, u krijgt het idee…
