Wist je dat de gemiddelde Nederlander dagelijks ruim 30 minuten kwijt is aan het managen van zijn agenda? Toch hoor je de laatste tijd steeds vaker om je heen: “Ik ben met die agenda-apps gestopt, het werkte alleen maar tegen me.” Waarom laten steeds meer mensen die strakke planning los — en wat doen ze dan wél? Op kantoor in Amsterdam merkte ik het zelf ook ineens: collega’s gooien de uitpuilende agenda’s massaal overboord. Best spannend eigenlijk.

Waarom de klassieke agenda niet meer werkt

Ooit was het zo simpel: je dag stond vol gekleurde blokken in Outlook of Google Calendar. Maar de realiteit — koters die ziek worden, een spoedklus of gewoon totaal geen zin in een Zoom-call om 16:00. Mijn buurman (leerkracht, 42) zei laatst: “Eerlijk, dat hele inplannen frustreert me, want er gaat altijd iets mis.” En eerlijk is eerlijk, hij heeft gelijk.

• Overvolle agenda’s leiden tot stress, niet tot productiviteit
• Onverwachte taken verstoren je hele planning
• Je houdt geen ruimte over voor inspiratie of rust

De alternatieven: hoe plannen mensen nu?

En toen kwam het: in onze groepschat stelde iemand voor tot ‘time blocking light’. Niet alles op de minuut plannen, maar grote blokken focus en vrijheid afwisselen. Anderen in onze start-up proberen iets met ‘priority buckets’ — je noteert de drie belangrijkste acties voor de dag en de rest is bijzaak. Zelf test ik nu bujo (bullet journaling), al moet ik toegeven dat ik de stickers snel zat was. Maar het effect is er: veel meer gevoel van regie.

Kortom, de moderne manier van plannen draait om dit soort dingen:

• Tijd voor taken, niet voor afspraken — meer ruimte in je hoofd
• Flexibele blokken — je plant geen werk, maar intenties
• Papier en pen winnen terrein — sneller, bewuster

Mijn collega uit Rotterdam heeft zelfs een eigen “momentenpot”. Lekkere naam, hè? Zij schrijft na het ontbijt vijf dingen op die ze graag wil doen, en pakt de rest van de dag uit deze lijst. Volgens haar werkt het verrassend goed – maar goed, zij doet ook aan mindfulness.

Tips voor wie bewuster wil plannen (en minder stress wil)

• Begin de week met één hoofdprioriteit per dag. Geloof me: alles opschrijven werkt zelden. Sinds ik dit doe, lijkt m’n agenda altijd leger — maar ik krijg gek genoeg meer af.
• Laat ruimte voor onverwachte dingen. Boek een reflectieblok aan het einde van de dag. Zelfs als je die nooit 100% gebruikt, geeft het je lucht.
• Gebruik een analoog schrift of notitieboek in plaats van 15 apps. Mijn moeder zweert bij haar “ouderwetse” HEMA-boekje, en ik begin het te begrijpen.
• Test verschillende methodes: bujo, prioriteitenlijst, gewoon afstrepen. Werkt niet alles? Is oké — dat hoort erbij.

Blijvende veranderingen — of een hype?

Vraag ik me wel eens af, als ik weer ergens loop te schuiven in m’n planning: is dit niet gewoon een nieuwe rage? Toch denk ik dat er echt iets veranderd is, vooral na de pandemie. We werken flexibeler, hebben meer thuiscollega’s en zoeken erkenning in wat wél gelukt is. In ons kantoor in Utrecht zie je weinig mensen meer met hun telefoon als agenda vlak voor hun neus — eerder met een kladblokje, soms nog met gekraste notities erbij.

Misschien werkt deze lossere manier van plannen niet voor iedereen, maar het probeert in ieder geval wél te beschermen wat je eigenlijk zocht: rust, overzicht, energie. En een beetje ruimte om te kiezen, bijvoorbeeld om spontaan even een broodje te halen bij de Albert Heijn om de hoek — in plaats van je dag compleet dicht te timmeren.

Zin om het zelf te proberen?

Durf eens een dag zonder strakke planning, en zie wat het doet. Of heb jij juist dé gouden tip voor overzicht zonder stress? Laat het weten in de reacties, of stuur het door naar je collega die altijd klaagt over zijn agenda. In ieder geval: blijf vooral zoeken naar wat past — want strak inplannen is, eerlijk gezegd, ook maar een gewoonte van de vorige generatie… Nou ja, volgens mij dan.