Ooit afgevraagd waar je dag eigenlijk is gebleven? Je opent je laptop met goede intenties en tegen het eind van de middag vraag je je af wat je nou écht hebt gedaan. Geloof me, je bent niet de enige – in ons kantoor in Utrecht hoor ik dat minstens vier keer per week. Maar het zit ‘m vaak niet in wat je doet, maar wanneer je het doet. Laat me uitleggen waar het precies misgaat.

De sluipmoordenaar van je tijd: context-switching

Het klinkt onschuldig: een mailtje hier, een Teams-bericht daar, even snel iets opzoeken bij bol.com voor die nieuwe koffiemachine. Maar elk keer als je schakelt tussen taken, betaal je een verborgen prijs. Laatst las ik dat context-switching – dus steeds van taak wisselen – je hersenen voortdurend dwingt opnieuw in te laden. Volgens een onderzoek van de American Psychological Association kan het je 40% productiviteit kosten. Dat is heftig – dat is bijna twee volle werkdagen per week.

Waarom merk je het niet?

Misschien herken je dit: je denkt “ik ben gewoon goed in multitasken”. Mijn collega Jeroen bezweert al jaren dat hij álles tegelijk kan – tot hij laatst zijn trein miste omdat hij drie dingen tegelijk zat te regelen. De impact voel je meestal pas op langere termijn: je raakt uitgeput, to-dolijsten groeien, deadlines schuiven. Op een dag vroeg mijn buurvrouw (zij is onderwijsassistent, hartstikke druk): “Waarom ben ik ‘s avonds zo moe, terwijl ik niets groots heb afgerond?” Nou dus – dat.

Hoe voorkom je deze planningsvalkuil?

In ons team proberen we de dag anders in te delen. Maandagochtend blok ik sinds kort ‘focustijd’ in mijn agenda. Geen meetings. Geen Slack. Alleen mijn belangrijkste taak. Het verschil? Aan het einde van de ochtend heb ik daadwerkelijk iets uit handen – niet alleen een volle mailbox. Hier een paar tips uit de praktijk (en niet allemaal van mij hoor):

• Plan je dag in ‘blokken’: Werk 45-60 minuten aan één taak, daarna even pauze. Dit heet de Pomodoro-methode – klinkt Italiaans, werkt overal.
• Verplaats afspraken: Probeer vaste momenten voor meetings, liefst in de middag. Ochtend is je scherpste tijd – zonde om die te verspillen aan overleg over de kantineplanten.
• Zet notificaties uit: In onze groepsapp ‘Breda Innovatie’ vroeg laatst iemand of hij meldingen mocht dempen. Resultaat? Binnen een week was hij op tijd klaar met al z’n projecten.
• Werk met duidelijke prioriteiten: Wat moet vandaag echt af? De rest – tja, misschien komt dat nog.

Klein voorbeeld uit het echte leven

Mijn moeder – zij werkt op de markt in Rotterdam, al jaren – plant tussen acht en tien uur haar bestelwerk. Alleen met pen, papier en koffie. Ze zegt altijd: “Als ik ‘s ochtends rommel, loop ik de hele dag achter.” Ik vond dat vroeger overdreven, nu snap ik het pas echt.

Dus…

Probeer eens morgen éérst je belangrijkste taak te doen, zonder afleiding. Zet je telefoon op stil, sluit je mail, en kijk wat er gebeurt. Misschien hou je aan het eind van de dag zelfs tijd over voor iets leuks – ijsje bij de IJssalon aan de gracht, of gewoon langslopen bij een vriend. hoewel kan zijn dat het niet direct werkt, maar eh… in het ergste geval ben je een uur kwijt. In het beste scenario – heb je zomaar tijd gevonden die je nu verspilt. In ieder geval benieuwd naar jullie verhalen! Wie heeft z’n dag radicaal omgegooid? Deel het in de comments, of spreek me aan bij de Jumbo op het plein.