Iedereen kent dat gevoel wel – je zoekt dé perfecte app om eindelijk gestructureerd te werken, downloadt hem vol goeie moed… en merkt na een paar weken dat je eigenlijk vooral lijstjes aan het afvinken bent, terwijl het werk zich opstapelt. Bizar feitje: uit een onderzoek van Universiteit Utrecht (vorig jaar besproken in ons Slack-kanaal) blijkt dat één van de meest gebruikte productiviteits-apps in Nederland de productiviteit soms juist met 18% verlaagt. Nee, dit is geen typefout.

ik heb het over Todoist – de darling van kantoortuinen en thuiswerkers in Amsterdam tot Enschede. Maar zoals mijn collega zegt: “Soms voelt het net alsof ik meer bezig ben met het managen van mijn taken, dan met het uitvoeren ervan.”

Waar gaat het mis met productiviteits-apps?

Laat ik meteen toegeven: ik was ook jarenlang fan van to-do-apps (wie niet?). Maar na een tijdje had ik drie lijstjes over dezelfde taak, kreeg ik pushmeldingen voor dingen die ik allang gedaan had, en voelde ik constant druk om ‘nog iets’ toe te voegen. Mijn moeder zou zeggen: “Je maakt het jezelf moeilijk, joh.”

In die productiviteits-apps sluipt een valkuil: in plaats van taken slimmer te managen, ga je je dag vullen met het rangschikken, groeperen en heroverwegen van taken. Of, zoals een vriend laatst op een vrijdagmiddagborrel zei: “Soms is mijn werkdag gewoon één lange opschrijf-en-afvink-cyclus geworden.” Herkenbaar? waarschijnlijk wel…

De psychologische truc van eindeloze lijstjes

Wat veel mensen vergeten — en ikzelf ook tot ergens vorig jaar — is dat het continu zien van een lange lijst openstaande taken stress veroorzaakt. Cognitieve overload, noemen de wetenschappers het. Daardoor daalt je focus, terwijl je brein alleen maar bezig is met wat je allemaal nóg niet hebt afgevinkt.

Het is een fenomeen dat ik laatst teruglas in een artikel van NRC: de mens is gemaakt voor af en toe een taak, niet voor een eindeloze stroom deadlines. Misschien is dat waarom de old school agenda’s van HEMA eigenlijk zo populair blijven — je hebt grip, maar geen oneindigheid.

Concrete tips – hoe kun je die valkuil ontwijken?

• Beperk je lijst tot max 5 hoofdtaken per dag. Klinkt makkelijk – ik weet het – maar probeer het eens een week.
• Schakel meldingen uit voor je productiviteits-app. Serieus, je mist niks. Mijn buurman doet dit sinds een maand en zegt dat hij eindelijk weer ‘rust in z’n kop’ heeft.
• Maak tijdsblokken in je agenda (Google Calendar werkt prima!) voor écht werk. Zet daar alles uit — zelfs koffie mag even wachten.
• Pak af en toe pen en papier. Mijn manager noteert alleen de 3 belangrijkste dingen van die dag in een boekje van Bruna. Minder prikkels, minder stress.

Misschien werken deze apps gewoon niet voor iedereen

Er is geen heilige graal. Wat voor de één werkt, zorgt bij de ander alleen maar voor uitstelgedrag. Mij heeft het geholpen om een eigen systeem te knutselen, met old school lijsten én een beetje digitale hulp. Maar goed, misschien heb ik gewoon mazzel…

Waar je woont speelt trouwens ook mee. In Rotterdam hoor ik veel over ‘strak blokken’, in Groningen zweren ze bij papieren weekplanners. In ons team zijn de meningen verdeeld — en de discussies op vrijdagmiddag des te leuker.

Laat je niet gek maken door tools

Uiteindelijk draait het om doen, niet om het zoeken naar nog meer manieren om te plannen. En wees eerlijk: hoeveel apps staan er nu ongebruikt op je telefoon?

Kortom, probeer uit, faal, schrap — en kies alleen wat écht voor jou werkt. of gewoon lekker anarchistisch: vandaag géén app gebruiken. Je zult misschien verrast zijn door hoeveel je afkrijgt…

Hebben jullie vergelijkbare ervaringen of een gouden tip waar niemand het over heeft? Deel ze gerust hieronder — want serieus, dit onderwerp is nooit af.