Even eerlijk: wanneer heb jij voor het laatst je dag niet opgedeeld in to-do’s, reminders, doelen en reflecties? Je bent niet de enige—volgens recente cijfers gebruikt ongeveer 70% van de Nederlanders minstens één productiviteits-app. Maar laatst las ik in een Slack-kanaal met collega’s een opmerking die bleef hangen: “Misschien remmen die apps ons stiekem juist af.” En eerlijk gezegd, ik begin het te geloven.

Waarom productiviteitstools opeens overal zijn

Sinds de pandemie zijn apps als Todoist, Notion en Habitica bij elk koffiemoment onderwerp. Mijn buurvrouw gebruikt zelfs een speciale app om haar koffiemomenten te plannen (serieus!). Natuurlijk klinkt het slim—alles netjes geordend, niks vergeten, elke taak afvinken geeft voldoening. Maar, als je erover nadenkt: hoeveel tijd ben je eigenlijk kwijt aan het organiseren ervan?

De paradox van efficiëntie: zo word je juist minder snel

Vorige maand sprak ik een Utrechtse coach die bij bedrijven workshops geeft over focus. Hij vertelde: “Bijna de helft van de deelnemers noemt app-wisselen als grootste energievreter.” En dát herken ik meteen. Je opent Notion—ping, nieuwe e-mail—terug naar ToDo—Even een Teams-bericht checken… Je bent zo een uur verder zonder werk te verzetten.

• Je moet nieuwe apps leren bedienen (dat kost aandacht)
• Bij elke update veranderen functies—en ben je weer minuten kwijt
• Veel tools genereren meldingen die je uit je flow trekken

Kortom: je hersenen springen van hot naar her. Daar komt bij, hoewel deze apps handige functies bieden, vergeten de meesten dat ze zelf rustmomenten in moeten plannen—geen app die dat oplost.

Oude methodes zijn soms toch slimmer

Mijn moeder zweert bij een papieren lijstje op de keukentafel. Ik moest daar altijd om lachen (beetje ouderwets, denk je dan), maar sinds ik structureel vrijdagmiddag vertraging oploop door appgebruik—misschien had ze toch gelijk. Papieren briefjes leiden niet af, sturen geen pushberichten en je hebt geen wifi nodig.

Wat zegt de wetenschap?

Onlangs zag ik een rapport van de Radboud Universiteit. Onderzoekers daar ontdekten dat mensen met meer dan drie productiviteitstools juist sneller burn-outklachten rapporteren (bron: NRC, april 2024). Ze raken verstrikt in hun eigen overzicht—misschien herkenbaar. En, hoewel grote bedrijven als Coolblue en ING strakke toolsystemen optuigen, vertellen collega’s uit Rotterdam me dat de ‘ouderwetse’ lunchwandeling meer productiviteit oplevert dan een nieuwe app. Misschien gewoon omdat je even echt offline bent.

Praktische tips voor minder, maar slim organiseren

• Beperk het aantal actieve apps tot maximaal twee—een voor notities, een voor takenlijsten
• Plan vaste momenten om digitale taken bij te werken (én houd je eraan)
• Probeer een week lang alleen papier. Echt—ik dacht dat ik het niet kon, maar het voelde rustiger
• App-meldingen? Zet de meeste uit—je collega’s bellen écht wel als iets dringend is
• Spreek met jezelf een “app-vrije” zone af, bijvoorbeeld in de trein of tijdens lunch

Misschien werkt het voor jou anders…

Wat voor mij geldt, hoeft niet per se jouw waarheid te zijn. Misschien heb jij juist baat bij overzicht, of kun je niet zonder kleurgecodeerde checklists—dat kan. Maar het idee dat méér tools je automatisch sneller maken? Daar ben ik niet meer zo zeker van. In ons team zien we dat degene met de simpelste workflow vaak het eerst naar huis gaat.

Kortom, probeer een week zonder extra apps—en kijk wat er gebeurt. Wie weet ontdek je, net als ik (of heel misschien mijn moeder?), dat minder soms toch meer is. Deel gerust je ervaringen hieronder, want in de groepsapp worden dit soort verhalen altijd het meest gedeeld… nou ja, u snapt het idee.